Ohjelmistovinkit pk-yrittäjän etätyöskentelyyn
Vallitsevassa poikkeustilanteessa yrittäjän on tärkeää olla ajan tasalla moderneista työkaluista, joilla yrityksen arjen ja talouden pyörittäminen onnistuvat helposti ilman lähikontakteja. Lisäksi yrityksen toiminnan mahdollistaminen esimerkiksi digitaalisilla työkaluilla on tärkeää, ettei liikevaihto pysähdy esimerkiksi asiakkaiden puutteeseen kivijalkaliikkeessä.
Reaaliaikainen kassavirta apunasi
Pilvipohjaisen taloushallinnon ohjelmiston avulla seuraat yrityksesi taloutta ja hoidat yrityksen laskuliikennettä paikasta riippumatta. Varmista, että käytössäsi on verkkolaskutus ja ostolaskuautomaation toiminnot. Niiden avulla pysyt ajan tasalla kassan tilasta.
Poikkeustilanteen keskellä myös uudistuva verkkolaskulaki tuo jo heti huhtikuun alusta uusia haasteita erityisesti B2B-kentässä toimiville yrityksille. Kun verkkolaskudirektiivi astuu voimaan 1.4.2020, on yritysten tarjottava verkkolaskumahdollisuus yritysasiakkailleen. Jo tästä syystä pitäisi nyt viimeistään ottaa verkkolaskutus käyttöön myös pienimmissä yrityksissä.
Kassavirran seuraaminen on tärkeää, sillä sen avulla pystyt arvioimaan myös tulevaisuutta paremmin ja reagoimaan tarvittaessa muutoksiin. Esimerkiksi Netvisor tarjoaa yrityksen avuksi myös kassavirtaennusteen, joka syntyy reaaliaikaisten tapahtumien ja ohjelmiston sisällä olevan laskuliikenteen perusteella.
Lue blogista, miten johdat yritystä paremmin kassavirralla >>
Laskurahoituspalvelusta joustoa kassavirtaan
Mikäli et tarvitse ulkopuolista rahoitusapua, mutta haluat lisää joustoa kassavirran hallintaan, laskurahoitus on sinulle hyvä vaihtoehto.
Laskurahoitus on palvelu, jolla kotiutat lähettämiäsi laskuja ennakkoon yrityksesi käyttöön. Se on erinomainen apuväline tilanteeseen, jossa myyntilaskuja on paljon odottamassa maksuajan umpeutumista ja omiakin menoja pitäisi saada maksettua.
Netvisor-taloushallinto-ohjelmassa laskurahoituspalvelu on nimeltään OP Laskulaina. Palvelun hinta on maksimissaan 2 % kuukausikorko kotiuttamallesi rahasummalle. Laina lyhenee automaattisesti aina, kun asiakkaasi maksaa laskunsa sinulle.
Sähköinen allekirjoitus etätyön apuna
Sähköinen allekirjoitus on tietoturvallinen tapa kerätä allekirjoitukset esimerkiksi sopimuksiin, tilinpäätöksiin ja valtakirjoihin. Varmistat myös sopimusten etenemisen helposti etänä.
Esimerkiksi Visma Signissa pystyt seuraamaan allekirjoitusprosessin etenemistä reaaliajassa ja asettamaan halutessasi myös allekirjoitusjärjestyksen prosessiin kutsutuille henkilöille.
Lue lisää sähköisestä allekirjoituksesta >>
Muista tietoturva etätyöaikana
Älä missään nimessä jaa kuvakaappauksia tai arkaluonteisia dokumentteja yrityksesi ulkopuolelle, esimerkiksi kirjanpitäjällesi, sähköpostilla. Ne voivat päätyä vahingossa kolmannen osapuolen käsiin.
Kun käytätte kirjanpitäjän, tilitoimiston ja työntekijöiden kanssa samaa pilvipohjaista taloushallinnon käyttöliittymää, kaikki asianosaiset näkevät tarvittavat tiedot, eikä mitään tarvitse kopioida ohjelmiston ulkopuolelle. Netvisorissa kaikki toiminta tapahtuu vahvan tunnistautumisen takana, jolloin voidaan varmistaa, että kukaan ulkopuolinen ei pääse käsiksi tietoihin.
Netvisorista löytyy myös kätevä Netboxi-työkalu, jonka avulla työntekijäsi hoitavat arkaluonteisen viestinnän palkanlaskentaan tietoturvallisesti vahvan tunnistautumisen takana. Netboxin kautta työntekijä voi lähettää esimerkiksi verotodistuksia, sairaslomatodistuksia ja palkanlaskentaa koskevia kyselyitä.
Projektinhallinta ja etätyö
Hallituksen linjauksen mukaisesti työnantajat ovat siirtäneet kaikki ne työntekijät kotitoimistoille, joille etätyöskentely on mahdollista. Tällaisen uuden tilanteen kohdalla yhteisten pelisääntöjen (tuntien ja kulujen kirjaus, projektin vaiheiden etenemisestä viestiminen, kommunikointi asiakkaiden ja tiimin kesken) noudattaminen on entistäkin tärkeämpää työtehtävästä riippumatta.
Pidä huoli siitä, että jokainen työntekijäsi tietää, miten tehdä oma työskentely mahdollisimman sujuvaksi myös kotitoimistolta käsin. Voit tarjota tukea päivittämällä käyttämänne työkalut pilvipohjaisiksi ja kannustamalla siirtymään yhteisiin virtuaaliviestintäkanaviin. Mikäli yrityksenne on aiemmin hoitanut kaikki projekteihin liittyvät suunnittelut exceleillä tai post-it-lapuilla, on nyt hyvä tilanne päivittää myös projektinhallinnan ja toiminnanohjauksen työkalut moderneiksi pilvipalveluiksi. Esimerkiksi Visma Severa ja ValueFrame soveltuvat hyvin asiantuntijayritysten projektinhallintaan ja helpottavat tiimien välistä kommunikaatiota, resursointia ja tehtävienhallintaa.
Muista, että tilanne on uusi meille kaikille, ja jotkut työntekijäsi saattavat reagoida siihen hyvinkin voimakkaasti. Pidä mahdollisuuksien mukaan yhteiset toimintatapanne esimerkiksi työaikojen suhteen joustavina ja kuuntele herkällä korvalla, jos tilanne kotitoimistolla alkaa mennä haastavaksi. Jokaisen yrityksen suurin voimavara on hyvinvoivat työntekijät – yrittäjä itse mukaanlukien.
Lue blogista vinkit etätyön tekemiseen ja modernien etätyökalujen käyttöön >>
Sosiaalisesta mediasta apua
Muista, että asiakassuhteet kaipaavat ylläpitoa ja vahvistamista myös poikkeustilanteissa. Kun asiakkaasi eivät pääse fyysisesti vierailemaan toimipisteelläsi tai käyttämään palveluitasi, voit ylläpitää suhdetta kommunikoimalla verkossa, esimerkiksi päivittämällä säännöllisesti yrityksesi sosiaalisen median kanavia.
Muistathan huomioida markkinoinnin eettisyyden: vältä turhaa pelolla ratsastamista. Sosiaalisessa mediassa on jo tähän mennessä nähty hyvin monikirjavaa korona-aiheista viestintää, eivätkä ne ole saaneet positiivista vastaanottoa yleisöltä.
Voit hyödyntää viestinnässäsi kiertäviä somekampanjoita, esimerksi Suomen Yrittäjien #ostapieneltä -kampanjaa. Mikäli palvelusi ovat hyvin paikallisia, voit muistuttaa yrityksestäsi esimerkiksi paikallisissa Facebook-ryhmissä tai pienyrittäjien omissa kanavissa.
Myös sähköpostilla lähetettävän uutiskirjeen lähettäminen nykyasiakkaillesi voi olla hyvä ajatus, jos haluat kertoa heille jotain ajankohtaista ja tärkeää tietoa esimerkiksi poikkeavista aukioloajoista tai uudesta palvelusta, kuten kotiinkuljetuksesta.
Digitaaliset työkalut verkkosivuille
Jos liiketoimintasi liittyy palveluihin, on hyvä varmistaa, että aikoja voi varata verkossa hieman myöhempään ajankohtaan. Voit esimerkiksi hyödyntää nopeasti käyttöönotettavaa DigitalBooker-ajanvaraustyökalua. Sen avulla asiakkaasi voivat varata aikoja verkossa ja tarvittaessa myös maksaa aikansa verkossa etukäteen.
Kun lähikontakteja on vältettävä kaikin keinoin, anna asiakkaillesi mahdollisuus asioida kanssasi verkon kautta. Helppo tapa perustaa verkkokauppa on esimerkiksi Visma Verkkokaupan kautta. Palvelussa on tarjolla useita eri maksutapoja ja se on suunniteltu pk-yrityksen tarpeisiin. Voit myös tasata kassavirtaa tarjoamalla palveluitasi tulevaisuuteen lahjakorttien avulla. Digitaalisia lahjakortteja voi myydä helpoiten valitsemasi verkkokauppa-alustan kautta.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää kansainvälisesti jo yli 170 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
