Etätyö johti digiloikkaan – alueelliset erot sähköisten prosessien käytössä valtavat

Etätyöhön siirtyminen on vauhdittanut merkittävästi yritysten ja yhteisöjen digitalisointia tänä keväänä. Sähköisten allekirjoitustapahtumien määrä kasvoi lähes kaksinkertaiseksi kymmenessä viikossa. Aiempina vuosina kasvu on ollut kymmeniä prosentteja per vuosi.

Sähköisten allekirjoituspalveluiden myötä moni aikaisemmin matkustamista vaatinut prosessi on muuttunut digitaaliseksi. Esimerkiksi sijoitus-, rahoitus- ja vuokraustoiminnassa dokumenttien allekirjoittaminen on edellyttänyt henkilöllisyystodistuksen esittämistä. Vahva sähköinen allekirjoitus on poistanut tämän tarpeen.

Noin 19000 yrityksen ja yhteisön sekä satojen tuhansien allekirjoittajien aineisto kertoo, missä kehitys oli tänä keväänä nopeinta. Aineiston perustana tutkimuksessa käytettyä Visma Sign -allekirjoituspalvelua on noin 10 vuoden aikana käyttänyt yhteensä 1,5 miljoonaa suomalaista. Palvelu on käytössä myös muissa Pohjoismaissa.

Maakunnissa suuret erot digiloikan nopeudessa ja vaiheessa

Tartuntatautitilanteen rajoittamiseksi maaliskuussa tehty laajamittainen siirtymä etätyöskentelyyn ja -opiskeluun aktivoi yritykset ja yhteisöt hyödyntämään digitaalisia työkaluja allekirjoittamista vaativissa asiakirjoissa. Tapaamisissa ja asiointipisteissä tehtyjen allekirjoitusten olennaisesti vähennyttyä sähköiset asiakirjat ovat haluttu ratkaisu, koska sähköinen versio löytää perille vastaanottajan sijaintipaikasta riippumatta, toisin kuin paperiposti.

Maakunnittain vertailtuna eniten sähköisiä allekirjoituksia tehdään nyt jo ennestäänkin voimakkaasti digitalisoituneella Uudellamaalla. Kun koko maan asukaslukuun suhteutettu keskiarvoindeksi on 100, on Uudenmaan indeksi 152. Hyvänä kakkosena tulee Pohjanmaa indeksiluvulla 146. Ehkä hieman yllättäen naapurimaakunta Keski-Pohjanmaa puolestaan pitää jumbosijaa sähköisten allekirjoitusten määrässä, indeksin ollessa 18.

Suurimman digiloikan ovat kuitenkin tehneet Kainuu ja Pohjois-Pohjanmaa. Sähköisten allekirjoitusten määrä kasvoi molemmissa maakunnissa lähes 120 prosenttia maalis-huhtikuun aikana. Pienintä kasvu on ollut Kanta-Hämeessä, jossa kasvuprosentti nousi sielläkin 70:ään. Koko maata ajatellen voidaan todellakin puhua digiloikasta, kun sähköisten allekirjoitusten määrä lähes tuplaantui kahden kuukauden aikana.

Myös maakuntakeskuksissa suuria eroja

Pääkaupunkiseudun muuta Suomea nopeampi digitalisaatiokehitys näkyy selkeästi tilastoissa. Vuoden 2020 alussa pääkaupunkiseudulla tehtiin 2,17 -kertainen määrä sähköisiä allekirjoituksia asukasta kohti suhteessa muuhun Suomeen. Huhtikuuhun mennessä suhde on kasvanut 2,44:ään.

Muualla Suomessa maakuntien keskuskaupunkien kärkipaikka kehityksen kärjessä ei ole lainkaan itsestäänselvyys. Esimerkiksi Kuopio on Pohjois-Savossa vahva veturi sekä määrissä (indeksi 141 Kuopio / 99 maakunta) että kasvussa (94/85%). Naapurissa Pohjois-Karjalassa Joensuu puolestaan laahaa muun maakunnan perässä (indeksi 54/66, kasvu 106/129%).

Kuntarakenne, koulutustaso ja työllistävyys eivät näytä vaikuttaneet sähköisen allekirjoittamisen kehitykseen. Allekirjoitusmäärän kehitystä verrattiin kuntien taajama-asteisiin, 15-64 -vuotiaiden osuuteen asukkaista, korkea-asteen tutkinnon suorittaneiden osuuteen väestöstä ja työpaikkaomavaraisuuteen. Millään näistä ei ollut havaittavaa merkitystä allekirjoittamisen kasvuun.

Digisiirtymä vasta alussa

Muutamassa viikossa nähty allekirjoitusmäärien kaksinkertaistuminen on alkupamaus sähköisen allekirjoittamisen nopealle kasvulle tulevina kuukausina ja vuosina.

– Ennestään sähköistä allekirjoituspalvelua käyttäneiden yritysten allekirjoitusmäärät ryöpsähtivät kasvuun maaliskuussa. Aiemmin käyttö saattoi rajoittua vain tilinpäätösten ja pöytäkirjojen allekirjoittamiseen. Nyt siirryttiin kerralla operatiiviseen käyttöön, jossa kehittyneimmät yritykset ovat olleet jo vuosia, kertoo Visma Solutions Oy:n toimitusjohtaja Jussi Pekkala.

Toimialoista ripeimmin uusiin käytäntöihin ovat siirtyneet sijoituspalvelut, rahoitus, asuntovuokraus ja ammattiliitot. Palvelun käyttöön ottaneiden yritysten ja yhteisöjen määrä kuukausitasolla on ollut viisinkertainen viime vuoteen nähden.

Näistä puolet pääsee heti liikkeelle, toinen puoli pienellä viipeellä esimerkiksi järjestelmien yhteenliittämisen vuoksi. Käytänössä maalis-huhtikuussa tuhatkunta uutta yritystä sai allekirjoitukset kulkemaan verkossa.

– Tässä on vasta viritetty huima digikasvuloikka, ja se tulee kantamaan kaiken kokoisiin organisaatioihin toimialasta ja sektorista riippumatta. Eihän kukaan digin helppouden ja nopeuden makuun päässyt ole koskaan peruutellut takaisin paperimaailmaan, Pekkala muistuttaa.

Muutos näkyy muutenkin laajalti yhteiskunnassa. Useat pankit ja rahoitusyhtiöt ovat tarkastaneet käytäntöjään niin, että sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen käsittely on sujuvaa myös finanssiasioinnissa.