Vain 83 prosenttia organisaatioista käyttää verkkolaskua – verkkolaskulain siirtymäaika päättyi 1.4.2021

Verkkolasku on lyönyt läpi Suomessa kuluneiden viiden vuoden aikana. Vuonna 2016 vain noin puolet suomalaisorganisaatioiden lähettämistä laskuista lähti verkkolaskuna. Viime vuonna 76 prosenttia laskuista lähti oli sähköisenä ja tämän vuoden alkukuukausina luku on edelleen noussut lähes 83:aan prosenttiin. Silti luku on pieni, kun otetaan huomioon, että verkkolaskulain siirtymäaika päättyy 1.4.2021 ja lain mukaan kaikki organisaatioiden välinen laskuliikenne pitäisi kulkea EU-standardin mukaisina verkkolaskuina.

Manner-Suomessa sähköistyneimmät maakunnat ovat Pohjois-Pohjanmaa (2020 87% ja 2021 88%) ja Etelä-Karjala (86% ja 88%). Vähiten verkkolaskuja lähetetään Lapissa (70% ja 73%) ja Etelä-Savossa (73% ja 79%). Uusimaa sijoittuu hieman yllättäen myös tilaston häntäpäähän, vain hieman Lapin ja Etelä-Savon yläpuolelle (80% ja 79%).

Suurimman digiloikan kuluneiden viiden vuoden aikana ovat tehneet satakuntalaisorganisaatiot, joiden laskuista vuonna 2016 lähti sähköisenä vain 29 prosenttia, mutta tänä vuonna jo 86 prosenttia.

Tieken kehityspäällikkö Timo Simellin mukaan Pohjois-Pohjanmaan korkeaa sähköisyysprosenttia selittää ainakin osin Oulun kaupungin viime vuonna käynnistynyt sähköistämisprojekti. Kuntien lisäksi myös suuryrityksillä on selkeä vaikutus alueen yritysten verkkolaskutusasteeseen. Tämä näkyy esimerkiksi vahvojen paperiteollisuusmaakuntien kuten Etelä-Karjalan ja satamateollisuusmaakuntien, kuten Satakunnan korkeissa sähköisyysprosenteissa. Lapin alhaisia prosentteja selittänee isojen teollisuusyritysten puute ja matkailualan yritysten suuri määrä.

– Uudenmaan alhaisiin lukuihin vaikuttaa ainakin osin se, että kuntien ja suuryritysten merkitys verkkolaskun käytössä on suuri. Pääkaupunkiseudulla on selkeästi muuta maata enemmän pieniä palveluyrityksiä, joilla ei ole suoria kytköksiä kuntien tai suurempien yritysten kanssa, Simell arvioi.

Verkkolaskutuksen hyötyjä ei käytetä täysimääräisesti

Vaikka verkkolaskun tuoma digimurros on auttanut automatisoimaan monia taloushallinnon rutiineja ja parantanut organisaatioiden käytettävissä olevan datan laatua ja määrää, näkyvät sähköistymisen hyödyt selkeästi vahvemmin laskuttajalla.

Käsin tehtävästä laskutuksesta on siirrytty valtaosin taloushallintojärjestelmissä tehtävään laskutukseen. Laskut siis pääosin lähetetään verkkolaskuna, mutta harmittavan monessa tapauksessa lähetetty verkkolasku muutetaan vastaanottajalle sähköposti- tai jopa paperilaskuksi, vaikka markkinoilta löytyy useita helposti käyttöönotettavia, erittäin edullisia ratkaisuja.

Todellista automaatiohyötyä taloushallinnon kokonaisprosessissa saavutetaan vasta, kun lasku lähtee rakenteisena verkkolaskuna, ja se vastaanotetaan rakenteisena verkkolaskuna. Tieke tekee tänä vuonna aktiivisesti työtä eri sidosryhmien kanssa levittääkseen tietoa verkkolaskutuksen hyödyistä ja edistääkseen sen käyttöönottoa.

– Olemme tänä vuonna aktiivisia mm. kaupunkeihin ja eri toimialoihin päin. Lisäksi teemme yhteistyötä esimerkiksi ohjelmistotalojen ja Taloushallintoliiton kanssa, jotta pienimmillekin yrityksille löytyisi sopivia vaihtoehtoja, Timo Simell kertoo.

Paperiton laskutus vähentää ympäristökuormaa ja parantaa talouden reaaliaikaisuutta sekä yritysten kassanhallintamahdollisuuksia. Samalla esimerkiksi viranomaiset saavat yrityksiltä tarvitsemansa tiedot nykyistä nopeammin ja tehokkaammin. Kuluttajaverkkolaskutuksen lopullinen läpimurto, muussa kuin toistuvassa laskutuksessa, on vielä kesken.

Verkkolaskulain siirtymäajan päättyminen tuo suuria muutoksia

Verkkolaskulaki tuli voimaan vuoden 2020 huhtikuussa. Koronavirus pandemian vuoksi organisaatioille kuitenkin annettiin siirtymäaikaa tämän vuoden huhtikuun alkuun asti. Laki oikeuttaa vaatimaan ja velvoittaa vastaanottamaan verkkolaskuja. Se siis mahdollistaa sen, että organisaatio voi kieltäytyä vastaanottamasta laskuja muussa kuin sähköisessä muodossa.

Siirtymäajan päättyessä monet suuret organisaatiot, kuten kaupungit ja kaupan keskusliikkeet ovat päättäneet aloittaa hankintaketjujen sähköistämisprojektin. Näille isoille toimijoille koko hankintaketjun sähköistäminen ja sitä kautta saatavan automaation hyödyntäminen tuovat merkittäviä säästöjä niin laskutusprosesseissa kuin kirjanpidossa.

Koska verkkolaskulaki ei sinällään pakota organisaatioita siirtymään sähköiseen laskutukseen, ovat monet, varsinkin pienet yritykset pitäytyneet sähköposti- ja paperilaskutuksessa. Kaupunkien ja suuryritysten alkaessa vaatia verkkolaskua laajemmin, on pienempienkin yritysten lähiaikoina hankittava eurooppalaisen standardin mukaisen verkkolaskutuksen mahdollistava laskutusohjelmisto käyttöönsä.

– Kun isot toimialat alkavat siirtyä verkkolaskutukseen, tulee muutosvauhti vain kiihtymään. Tänä vuonna on tulossa iso muutos, kun esimerkiksi Valtiokonttori, S-ryhmä ja jotkut kaupungit ovat ilmoittaneet siirtyvänsä laskujen käsittelyssä vain uusimpiin verkkolaskustandardeihin, Timo Simell kertoo.

Sähköinen- eli verkkolasku tarkoittaa rakenteisessa, tietokoneen luettavassa muodossa olevia laskuja. Esimerkiksi PDF ei ole tässä mielessä sähköinen lasku.

Tiedot on koottu Netvisor taloushallinto-ohjelmiston ja Maventa verkkolaskutuspalvelun laskutilastoista. Netvisor on yksi käytetyimmistä taloushallinto-ohjelmistoista Suomessa. Sillä on yli 20 000 yritystä asiakkaana. Maventa on Suomen johtava verkkolasku- ja verkkopalkkapalvelu, jota käyttää jo yli 285 000 yritystä. Netvisorin kautta lähetetään yli 6 miljoonaa laskua vuodessa. Maventan kautta kulkee kuukausittain yli 7 miljoonaa laskua.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.